Medarbeideren har mange oppgaver å ivareta, og PR-aktivitetene er ikke høyt prioritert akkurat nå.
Ord starter tanker – så hvilke tanker er nå startet i medarbeiderens hode? Er det positive og konstruktive tanker om hvordan PR-aktivitetene kan opptrappes, eller er det mer ergrelse over å "ligge etter"? Hvilke tanker får du når du leser spørsmålet fra sjefen? Står det egentlig: Hva har DU IKKE gjort siden vi ikke er i avisen?" En proaktiv, glad og positiv medarbeider vil nok ha en tendens til å gå i den positive retningen, men vi kan ikke være sikre. Ville det ha gjort en forskjell om sjefen hadde skrevet: Jeg vet godt at du har mye å gjøre, men jeg synes vi også fortjener å få omtale i avisen. Skal vi ta en idédugnad sammen og se om det er noe vi kan gjøre for å oppnå det?"
En negativ og motvillig medarbeider vil kanskje fortsatt helle mot det negative tankesettet, men sannsynligheten taler for det motsatte. For det første anerkjenner sjefen at det er mye å gjøre. Deretter foreslår han en felles aktivitet – han vil altså gjerne selv være en del av løsningen. I tillegg holder han døren åpen for at det av en eller annen grunn kanskje ikke kan gjennomføres.
Som sjef og leder må man være veldig oppmerksom på hvilke ord man bruker. Feil ord i feil sammenheng kan forårsake utrolig stor skade – også med de beste intensjoner. På samme måte kan omhyggelig utvalgte ord skape en energi som ikke kan kjøpes for penger.
Hvis du er leder, hvor mye tenker du over ordvalget ditt? Og tonefallet og kroppsspråket? Du vet jo hvor viktig dette er, men hvordan praktiserer du det?
Det er også verdt å tenke over hvordan man bruker e-post i forhold til personlig, "levende" dialog. I en e-post er alt kroppsspråk og tonefall borte, og bare ordene er igjen. Det gjør det veldig vanskelig å forstå konteksten og åpner for misforståelser. Hvis sjefen hadde gått inn til medarbeideren med avisen i hånden og sagt: Hva gjør vi for å få samme omtale?" og samtidig hadde smilt og hatt et "muntert" tonefall, kunne man nok regne med at intensjonen var positiv. Omvendt kunne han slengt avisen på bordet og frest ut spørsmålet – da ville man heller ikke vært i tvil.
Bruken av smilefjes i e-poster er for øvrig et forsøk på å kompensere for den reduksjonen av informasjon som skjer i en e-post, og det er da bedre enn ingenting. Det vil likevel neppe overgå verdien av den personlige dialogen ansikt til ansikt, og derfor bør man som leder prioritere dette fremfor e-post – i hvert fall når det er snakk om et budskap der mottakeren kan tvile på intensjonen.
