Ofte stilte spørsmål
- Kan vi laste opp søknader i Jobbsafari QuickApply-systemet som er mottatt på e-post?
-
Jobbsafari kan på nåværende tidspunkt ikke laste opp søknader til søknadssystemet, så du må be kandidaten om å sende inn søknaden igjen via søknadslenken i annonsen.
Det er viktig at kandidaten aktivt gir sitt samtykke til persondatabehandlingen, og de kan ikke registreres på tilfredsstillende måte hvis kandidaten sender søknaden via e-post.
Vi arbeider med å gjøre det mulig for deg å laste opp søknader som er mottatt utenom Jobbsafari’ søknadssystem og samtidig innhente kandidatens samtykke, for dermed å sikre at databehandlingen ikke skjer før kandidaten har gitt sitt samtykke. Vi forventer å være klar med denne systemoppdateringen i løpet av sommeren 2018.
- Hvor lenge lagrer Jobbsafari CV-er og søknader i min SemiSearch/kandidatadministrasjon?
-
Jobbsafari lagrer søknadsdokumenter i 1 år etter sakens avslutning. Er det snakk om en rekruttering som hører under norsk lovgivning, så lagrer vi søknadsdokumentene i 2 år i henhold til klageretten i den norske diskrimineringsloven.
Du har tilgang til CV-er og søknader mens jobbannonsen er på nett under rekrutteringsprosessen. Når rekrutteringen din avsluttes, har du ikke lenger tilgang til kandidatene.
- Hvor ble kandidaten av? / Det mangler en søknad i systemet.
-
Én av to ting kan ha skjedd. Enten har kandidaten trukket tilbake søknaden sin, eller så har kandidaten bedt om å få data om seg slettet.
Kandidater kan til enhver tid velge å slette den søknaden de har sendt inn. Dermed vil søknaden bli fjernet fra systemet. Det samme gjelder hvis en kandidat kontakter Jobbsafari med en såkalt sletteanmodning. Personvernforordningen gir alle retten til å bli glemt, og det betyr at samtlige opplysninger om kandidaten skal slettes.
- Kan jeg trekke ut og lagre CV-en og søknaden for den kandidaten vi ansetter?
-
Ja, du må gjerne lagre søknadsdokumentene for den person dere velger å ansette. Har du kopiert / lastet ned opplysninger for andre kandidater, anbefaler vi at du sletter opplysningene. Velger du å lagre opplysningene, er du selvstendig dataansvarlig for data, og du må derfor overholde den gjeldende lovgivningen. Det betyr at du må sikre at du har en lovlig grunn til å lagre opplysningene, og om du f.eks. må ha kandidatens samtykke. Les eventuelt mer i Datatilsynets veiledning om de registrertes rettigheter.
- Kan jeg dele påloggingsinformasjonen min med kolleger i ansettelsesutvalg sammen med meg?
-
Av sikkerhetsmessige årsaker bør du ikke dele påloggingsinformasjonen din med andre. Vi anbefaler at personene i ansettelsesutvalget får hver sin individuelle tilgang, og det kan vi enkelt ordne for deg. Send navn og e-postadresse på personene som skal ha tilgang til rekrutteringskonsulenten din i Jobbsafari.
- Hvordan etterlever dere personvernforordningen og de registrertes rettigheter?
-
Vi har oppdatert betingelsene våre og personvernpolitikken vår, slik at begge deler lever opp til lovkravene og retningslinjene. I «Betingelser og personvernpolitikk» forteller vi kandidaten hvem vi gir opplysningene videre til, når opplysningene slettes og kandidatens rett til innsikt og sletting. I søknadssystemet vårt opplyser vi på selve søknadsskjemaet om formålet med databehandlingen, og kandidaten gir samtykke til behandling av personopplysninger.
Internt har Jobbsafari klare prosedyrer for hvordan vi håndterer de registrertes rettigheter, etterkommer de lovmessige kravene samt oppdaterer systemene våre slik at vi raskt kan gi f.eks. innsikt i eller slette personopplysninger.
- Hva gjør Jobbsafari for å sikre data?
-
Jobbsafari har iverksatt en rekke sikkerhetsforanstaltninger for å beskytte personopplysningenes fortrolighet, tilgjengelighet og integritet. Vi fører blant annet en logg over hvem som har sett kandidatenes søknader samt hvilke personopplysninger noen har fått tilgang til. Du kan lese mer i vår informasjonssikkerhetspolitikk her.
