Ofte stilte spørsmål
- Kan vi laste opp søknader i Jobbsafari QuickApply-systemet som er mottatt på e-post?
-
Ja, det kan du.
Når du er logget inn på Jobindex QuickApply, må du finne knappen "Legg til søknad" og skriv inn kandidatens e-postadresse og last opp eventuelle dokumenter du har mottatt. Systemet sender deretter en epost til kandidaten, som da må bekrefte søknaden og gi samtykke til deling av personopplysninger. Det er derfor viktig at du oppgir kandidatens e-postadresse på riktig måte.
- Hvor lenge lagrer Jobbsafari CV-er og søknader mottatt via Jobbsafari QuickApply?
-
Jobbsafari lagrer søknadsdokumenter i 1 år etter sakens avslutning. Er det snakk om en rekruttering som hører under svensk lovgivning, lagrer vi søknadsdokumentene i 2 år i henhold til klageretten i den svenske diskrimineringsloven.
Du har tilgang til CV-er og søknader mens jobbannonsen er på nett på jobindex.dk, og deretter i 90 dager etter søknadsfristen i annonsen.
- Hvor ble kandidaten av? / Det mangler en søknad i systemet.
-
Én av to ting kan ha skjedd. Enten har kandidaten trukket tilbake søknaden sin, eller så har kandidaten bedt om å få data om seg slettet.
Kandidater kan til enhver tid velge å slette den søknaden de har sendt inn. Dermed vil søknaden bli fjernet fra systemet. Det samme gjelder hvis en kandidat kontakter Jobbsafari med en såkalt sletteanmodning. Personvernforordningen gir alle retten til å bli glemt, og det betyr at samtlige opplysninger om kandidaten skal slettes.
- Kan jeg trekke ut og lagre CV-en og søknaden for den kandidaten vi ansetter?
-
Ja, du må gjerne lagre søknadsdokumentene for den person dere velger å ansette. Har du kopiert / lastet ned opplysninger for andre kandidater, anbefaler vi at du sletter opplysningene. Velger du å lagre opplysningene, er du selvstendig dataansvarlig for data, og du må derfor overholde den gjeldende lovgivningen. Det betyr at du må sikre at du har en lovlig grunn til å lagre opplysningene, og om du f.eks. må ha kandidatens samtykke. Les eventuelt mer i Datatilsynets veiledning om de registrertes rettigheter.
- Kan jeg dele påloggingsinformasjonen min på Jobbsafari QuickApply-systemet med kollegene mine?
-
Av sikkerhetsmessige årsaker bør du ikke dele påloggingsinformasjonen din med andre. Vi anbefaler at det tildeles individuell tilgang til de kollegene som skal håndtere rekrutteringen.
Du kan selv gi kolleger tilgang til Jobbsafari QuickApply under menypunktet «Administrer tilgang».
Hvis den personen du ønsker å legge til ikke fremgår av listen, kan du kontakte Jobbsafari på support@jobbsafari.no eller tlf. 23 96 00 05.
- Kan jeg sende en e-post med utvalgte CV-er samt søknader til kolleger?
-
Vi anbefaler at du IKKE laster ned data fra Jobbsafari QuickApply og deler det via e-post. I Jobbsafari QuickApply har vi i stedet laget en funksjon som på en sikker måte gir deg mulighet for å dele en søknad med en kollega – uten at kollegaen trenger å logge på Jobbsafari QuickApply-systemet.
Funksjonen «Del valgte søknader per e-post» sender en e-post med en lenke til kandidatens søknadsdokumenter, og lenken utløper automatisk.
- Overholder vi GDPR 100 % når vi benytter Jobbsafari QuickApply?
-
Nei, dessverre. Et nettbasert søknadssystem kan ikke alene overholde GDPR 100 %. Fordi data (f.eks. søknader og CV-er) kan trekkes ut av systemet, bør alle selskap også sikre seg med en persondatapolitikk som medarbeidere overholder.
I tillegg er det generelt en god idé at medarbeidere IKKE lagrer dokumentene lokalt, skriver ut vedlegg, kopierer informasjon til andre dokumenter mv.
- Hvordan etterlever dere personvernforordningen og de registrertes rettigheter?
-
Vi har oppdatert betingelsene våre og personvernpolitikken vår, slik at begge deler lever opp til lovkravene og retningslinjene. I «Betingelser og personvernpolitikk» forteller vi kandidaten hvem vi gir opplysningene videre til, når opplysningene slettes og kandidatens rett til innsikt og sletting. I søknadssystemet vårt opplyser vi på selve søknadsskjemaet om formålet med databehandlingen, og kandidaten gir samtykke til behandling av personopplysninger.
Internt har Jobbsafari klare prosedyrer for hvordan vi håndterer de registrertes rettigheter, etterkommer de lovmessige kravene samt oppdaterer systemene våre slik at vi raskt kan gi f.eks. innsikt i eller slette personopplysninger.
- Hva gjør Jobbsafari for å sikre data?
-
Jobbsafari har iverksatt en rekke sikkerhetsforanstaltninger for å beskytte personopplysningenes fortrolighet, tilgjengelighet og integritet. Vi fører blant annet en logg over hvem som har sett kandidatenes søknader samt hvilke personopplysninger noen har fått tilgang til. Du kan lese mer i vår informasjonssikkerhetspolitikk her.
