En organisasjonsekspert gir råd om en effektiv organisasjon

«Mennesker er ikke mekaniske enheter som det er mulig å kontrollere.» Organisasjonseksperten Bud Caddell var en av talerne på The Conference tidligere i år.

Konferansen med det arrogante navnet The Conferense, er en internasjonal møteplass for kommunikatorer, entreprenører og designere med flere. Den arrangeres årlig av Media Evolution i Malmø. Blant talerne ved årets konferanse, utmerket seg blandt annet organisasjonseksperten Bud Caddell fra NOBL Collective.

I sin tale, pratet Bud om hvordan organisasjoner må konfigurere seg for en uoverskuelig fremtid. Et av hans viktigste budskap handlet om at effektive organisasjoner må bygges ut fra de ansattes kunnskaper og behov.

De ansattes kunnskap

Bud Caddell mener at de ansatte, som har mest kunnskaper om hvordan bedriften faktisk fungerer, i høyeste grad må involveres ved forberedelser av bedriftens regler og vedtekter. Kompliserte regler og lange policy dokumenter forlenger ofte prosessen og gir sjelden mening for de som skal bruke dem.

Bud Caddell løfter frem blant annet tre saker som viktige å tenke på for en effektiv organisasjon: Policy dokumentet hos en bedrift bør verdsette og gå ut fra individenes kunnskaper og kompetanser, bistå de ansatte til å ta raske beslutninger, samt bidra til enklere implementering i de forskjellige avdelinger.

– Vi lever i en komplisert verden og vi har en tendens til å opprette regler som reflekterer denne kompleksiteten. Desverre er vi dårlige på å fjerne og rette til de regler som oppleves for komplexe til å oppfylle sine formål. Det vi glemmer er at enkle og konsise regler muliggjør et raskere system til å ta beslutninger. En manual på 400 sider som beskriver visjonsarbeid ut fra toppsjefers perspektiv, kommer eksempelvis ikke til å bli lest av øvrige kollegaer.

Kunden i fokus

Han peker på at kunden alltid skal stå i fokus, uansett om det handler om en intern eller ekstern klient.

– Om det ikke finnes en tydelig klient, så har ikke teamet noe klart formål. Det er også viktig å se over hvilke jobbroller som er nødvendige for hvert team, sier han og fortsetter:

– For å få en effektiv organisasjon, trenger hvert team å ha tilstrekkelig bred kompetanse for at i det ytterste kunne jobbe selvstendig og ta egne beslutninger.
Når avdelinger stadig er avhengig av hverandre, forsinkes arbeidet.

For at ikke de selvstendige teamene skal bli for fragmenterte, så påpeker Bud Caddell igjen på viktigheten av å ha lett forståelige regler og prosesser som kan implementeres på de forskjellige avdelinger. Han mener at man bør strebe etter at alle ansatte på forskjellige enheter skal få innsikt i hvordan deres roller og jobber hører sammen. Ut fra dette bør det opprettes enkle regler som gjelder for alle og som faktisk er mulig går å bruke.